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Q1. これって経費になる?

A1. 中小企業の経営者や個人事業主の方なら、居酒屋やレストランの領収書、ショッピングセンターや家電量販店のレシートなどを前にして、「経費に入れてよいのかどうか」悩むことも多いと思います。

このような領収書やレシートを経費に「入れる」か「入れない」か、どう判断すればよいのでしょうか?

 

経費になるかどうかの原則的な「基準」としては、

 ・業務に関する支出かどうか

 ・個人の生活費ではないのか

という抽象的な取り決めがあるだけで、個別ケースごとの明確な基準はありません。

 

その支出は事業に関連しているのかどうか?

これは客観的みて判断できるものと判断が難しいものがあります。

 

仕入や広告費、事務所の備品、業務用のソフトなどなら判断に迷うことなく経費となるでしょう。

一方で、飲食店やショッピングセンターのレシートや旅費、宿泊費などは、判断が難しい部分が出てきます。

 

後になってみれば証拠を示しにくいものや、業務目的と個人的な消費が混在しているものなど、人によって判断や見解が異なるケースもあります。

 

いわゆる「グレーゾーン」です。

細かい経費には大きなグレーゾーンが存在しています。

 

例えば同じ相手との飲食であっても、

ただの友人との飲み会か、「見込み客」との懇親会なのか?

妻との日常の外食なのか、役員との経営会議なのか?

 

これはある意味自分にしかわからない部分があります。

なので、自分の中ではっきりと「業務に関連している」と主張できる部分があるのなら、経費に入れておけばよいと思います。

 

【注意】事実をねじ曲げることは絶対にしないこと。

 架空経費はもっての外ですが、家族旅行を取引先の接待旅行と主張するなど、客観的に確認できるウソをつくことはやめましょう。

 これは「脱税」になりますので、万が一税務署に指摘されたときには、大変なペナルティを受ける可能性があります。

 判断基準の重要なラインだと思ってください。

 

Q2. 領収書等はどう保管しておけばいい?

 A2. ■経理書類を整理・保管しておく

 会社経営でも個人事業でも、事業の売上や仕入、経費を自分で集計し、決算書を作成し、1年間の利益(所得)を正しく計算する必要があります。

 

 さて、決算時期が過ぎてからあわてて計算しようにも、書類が整理されていないと大変な目にあいます。

 「証拠はないけど売上や経費はこれぐらい」などでは通用しません。

 そのため、事業のお金の動きに関する書類は必ず整理して保管するように習慣づけましょう。

 

 一例として、次のような書類を整理しておきます。

  ◎売上や仕入金額の分かる資料

  ◎必要経費に入れた領収書・レシート

  ◎会社の預金通帳の明細

  ◎クレジットカードの明細

  ◎従業員や給与支払関係の書類

  ◎各種契約書類

 

そして決算時期を迎えることで、なんとか決算・申告をクリアすることができるでしょう。

書類の整理ができていれば、税理士等の手助けも受けやすくなります。

 

※レシートや領収書について、スクラップブックなどに貼っていくべきかという疑問があります。

 これは必ずしも必要ありませんので、月ごとにクリップどめしたり、封筒にまとめて入れておいたり、最低限秩序だって保管できていれば問題ありません。

 できるだけ労力の少ない管理を心がけましょう。

 

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Q3. 帳簿の付け方、会計ソフトとの関係

A3. 「帳簿」というと、会社の事業活動の中で生じたお金の動きなどを整理して記録していくもので、次のような種類のものがあります。これらの積み重ねで試算表や決算書ができ上がっていくことになります。

 

【主要簿】

 ・仕訳帳

 ・総勘定元帳

 

【補助簿】

 ・現金出納帳

 ・預金出納帳

 ・売上帳

 ・仕入帳

 

名前からパッとなじみのありそうなものでいうと「現金出納帳」でしょうか。

会社が持っている現金が増減する都度、内容・金額・残高などを記録していくものです。

 

これについては、手書き又はエクセルで作成している場合も多いですが、会社の取引全てを整理した「仕訳帳」「総勘定元帳」などは、手作業で作り上げるのは現実的ではありません。

 

そこで必要なのが「会計ソフト」。

自社で行う場合はもちろん、税理士事務所でも依頼を受ければ必ず使う、会社経営の必需品です。

これをうまく活用することで、あらゆる帳簿が簡単に整理・出力することができます。

 

メジャーなものでは「弥生会計」。最近ではクラウド会計の台頭もあり、競争原理で利便性がとてもアップしています。

 

工夫次第で効率化やコスト面で大きく差が出てくる部分です。

自社にとってベストな体制を考えていきましょう。

 

Q4. 現金残高がいつも合わない。何か良い方法は?

A4. 経費精算などのために、経理担当者が小型金庫を抱えて現金管理を行っている会社も多いと思います。

入出金の記録や、つり銭の管理、日々の残高照合など、大変な手間とストレスのかかる業務といえます。

 

会社で現金を管理している限り、どうしても残高が合わなくなってきます。その都度「現金過不足」で処理するか、ポケットマネーで補充して過不足を埋め合わせるか。

それならばいっそのこと、会社から現金管理を無くしてみましょう。

 

日々の経費支払や交通費の精算も会社の現金は使わず、社長や従業員に立替払いしてもらい、後日まとめて精算します。

 

各担当者から1か月分まとめて立替経費の集計表を提出してもらい、それを給与支払い時にあわせて振り込む、といったルールを作ります。集計表はエクセルで作成し、会計ソフトへ連動できる形にしておけば完璧です。

 

店舗で現金売上が多い場合でも、できるだけシンプルな管理ができるよう工夫してみましょう。

 

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